Open space et incivilités

Les règles pour mieux travailler en open space afin d’éviter les incivilités

Cette organisation de l’espace de travail est de plus en plus prisée par les entreprises. Mais elle exige une bonne dose de savoir-vivre de la part des salariés pour que la cohabitation demeure pacifique car :

L’incivilité au travail touche un salarié sur deux

Qu’ils soient le fait de clients ou de collègues, les actes d’incivilités se répandent en entreprise, révèle une étude réalisée par le cabinet spécialisé Eléas. 

Qui n’a pas pesté contre un collègue qui parlait trop fort au téléphone ou n’a pas daigné vous dire bonjour ? Près de la moitié des salariés pâtissent d’incivilités au travail, et le phénomène ne cesse de croître. « Nous avons pu constater que c’est une préoccupation croissante des salariés», explique au Figaro Xavier Alas Luquetas. 46% des personnes interrogées dans le cadre de cette étude estiment que les incivilités auxquelles elles sont confrontées au travail ont progressé ces dernières années.

« Lorsqu’on a moins le temps, on est moins attentif à l’autre »

L’enquête souligne que près de la moitié des salariés désignent désormais leurs collègues comme « fauteurs d’incivilités ». Parmi les torts les plus fréquents : avoir une conversation téléphonique privée juste à côté d’un collègue, l’interrompre fréquemment dans son travail, laisser un espace de travail sale ou en désordre, faire trop de bruit, manifester son ennui en réunion, incommoder ses collègues par des odeurs… Autant de situations dont les salariés se plaignent aujourd’hui plus qu’hier.

La crise, selon Xavier Alas Luquetas, n’y est pas pour rien. « Les entreprises manquant d’effectifs, les salariés ont une charge de travail plus lourde… Lorsqu’on a moins le temps, on est moins attentif à l’autre. Et lorsque le climat dans l’entreprise est mauvais, que les salariés craignent pour leur emploi, ils ont aussi tendance à sur interpréter chaque geste. La sensibilité à l’incivilité augmente », explique-t-il. Les nouvelles technologies amplifient le phénomène en rendant possible de continuer à travailler à partir de son téléphone en réunion, ou de téléphoner bruyamment à côté d’un collègue…

Des incivilités qui peuvent paraître bénignes, mais dont la répétition au quotidien est pernicieuse. « L’incivilité a ceci de particulier qu’elle est sournoise. Les pires incivilités sont celles qui, comme le fait de ne pas dire bonjour, nient l’individu, qui se sent dévalorisé, interchangeable si elles sont fréquemment répétées », analyse-t-il. A terme, cela peut générer du stress, de l’anxiété, et in fine se répercuter sur le bon fonctionnement d’un service… Or pour l’instant, ces faits sont le plus souvent banalisés par les entreprises.

Entre 6 et 8 mètres carrés : c’est la surface moyenne dont dispose un salarié du secteur tertiaire pour travailler. Principal responsable de cette exiguïté ? L’open-space, adopté par 60% des entreprises françaises, essentiellement pour des raisons économiques. Les personnes installées sur un plateau ouvert sont, elles, très réservées sur les mérites de cet aménagement. L’open-space est en effet accusé de générer du stress, d’être bruyant et fatigant, d’empêcher la concentration, de supprimer toute intimité… Alors, comment rester performant dans cet environnement hostile ?

Voix, téléphone… Diminuez le volume sonore

Le bruit, voilà bien la principale nuisance de l’open space. Entre les conversations téléphoniques, le ronronnement des appareils en tout genre et les discussions, les décibels ont vite fait de grimper. Même si des solutions techniques existent, comme l’installation de parois antibruit, le calme ne peut régner que si chacun y met du sien. Il faut donc éviter de parler trop fort ou, pis, d’interpeller ses collègues d’un bout de la pièce à l’autre. Si vous avez quelque chose à leur dire, déplacez-vous, envoyez un texto ou un e-mail. Pensez aussi à régler au minimum le volume de la sonnerie de votre téléphone et mettez votre portable en mode vibreur Si vous êtes manager, tolérez les moments de détente, voire de franche rigolade, où tout le monde se lâche.

Maintenez votre poste de travail en ordre

Pensez également à ranger vos affaires afin de ne pas envahir l’espace vital du voisin. Evitez d’entasser les dossiers pour ne pas obstruer le champ visuel de vos collègues. Et le soir, quand vous partez, triez vos papiers. Bref, par respect pour les autres au moins autant que par souci égoïste d’efficacité, faites le ménage. Adopter cette discipline au quotidien vous aidera à mieux gérer vos priorités et à bien démarrer la journée du lendemain

Protégez votre tranquillité et montrez-vous discret

Quand les conversations personnelles des collègues deviennent incommodantes, il ne faut pas hésiter à intervenir et à solliciter poliment le retour au calme. Vous ne passerez pas pour le rabat-joie de service si vous leur expliquez que vous avez un travail urgent à terminer et que vous devez vous concentrer.

Si vous êtes manager, effectuez des rappels à l’ordre réguliers, à la fois fermes et discrets, afin de limiter les interruptions intempestives de certains salariés qui confondent proximité et disponibilité. Vous pouvez accepter qu’un collaborateur vous pose une ou deux questions, mais s’il dépasse les bornes, priez-le gentiment de regrouper ses demandes et de revenir plus tard.

Isolez-vous en mettant un casque antibruit

Difficile de garder sa concentration dans un espace où une dizaine de personnes discutent, rient ou se déplacent. Lorsque vous avez besoin de calme, isolez-vous. Pour cela, vous pouvez mettre un casque antibruit, des boules en mousse dans vos oreilles ou écouter de la musique. Si vous avez un rapport urgent à rendre ou une discussion téléphonique importante à mener, allez dans une salle de réunion ou sous une « bulle » prévue à cet effet. Profitez également de ces zones d’isolement pour traiter les dossiers confidentiels ou vous entretenir à plusieurs. Servez-vous-en aussi quand vous avez un problème à régler avec un de vos collègues ou une mise au point à faire avec un collaborateur : il est bien évidemment déconseillé, pour un manager, de régler un conflit sur un plateau, au vu et au su de tous.

Profitez des avantages de l’absence de cloisons

L’open space offre au moins un atout : il favorise la communication et les échanges entre les membres d’un même service. Il peut en outre faciliter l’intégration des nouveaux arrivants, qui profitent de l’expérience des plus anciens en les voyant travailler toute la journée. Avec ce type d’aménagement, pas de portes ni de cloisons symboliques à franchir pour atteindre votre supérieur hiérarchique. Profitez-en pour dialoguer et communiquer plus souvent avec lui, en veillant à ne pas abuser de sa disponibilité. Dans ces espaces sans murs, il est possible de glaner des informations bien plus vite qu’ailleurs.

Sources :  Capital et le Figaro